Was in ein Protokoll gehört
- Kopf: Titel der Besprechung, Datum, Uhrzeit, Ort oder Link.
- Personen: Teilnehmende, Entschuldigte, Protokollführung.
- Tagesordnungspunkte (TOPs) in Reihenfolge, jeweils mit dem Wesentlichen, dem Beschluss und den Aufgaben.
- Aufgaben mit Verantwortlichen und Termin. Eine Aufgabe ohne beides ist ein Wunsch.
- Offene Fragen und der nächste Termin.
Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?
| Ergebnisprotokoll | Verlaufsprotokoll | |
|---|---|---|
| Inhalt | Beschlüsse und Aufgaben | Zusätzlich der Verlauf der Diskussion |
| Länge | Etwa eine Seite | Mehrere Seiten |
| Typisch für | Team- und Projektbesprechungen | Gremien, Vereine, Betriebsrat |
| Aufwand | Gering | Hoch, ohne Aufnahme kaum machbar |
Protokoll schreiben, Schritt für Schritt
1. Vor der Besprechung
- Tagesordnung in die Vorlage übernehmen, ein TOP pro Überschrift. Damit ist das halbe Protokoll geschrieben.
- Kopf ausfüllen: Titel, Datum, Ort, erwartete Teilnehmende. Festlegen, wer protokolliert oder ob aufgenommen wird.
2. Während der Besprechung
- Beschlüsse und Aufgaben mitschreiben, mit Namen und Terminen. Die Diskussion weglassen.
- Bei Unklarheit sofort nachfragen: „Der Beschluss ist also …? Wer macht das, bis wann?“
Tipp: Nehmen Sie die Besprechung auf, statt mitzutippen. Sie diskutieren mit, und der Entwurf entsteht danach aus der Aufnahme (siehe unten).
3. Nach der Besprechung
- Jeden TOP ausfüllen, solange es frisch ist. Hat jede Aufgabe Verantwortliche und Termin?
- Neutral formulieren: „Das Team beschließt …“, nicht „Ben gibt endlich nach …“.
- Innerhalb von 24 Stunden verschicken und um Korrekturen bis zu einem Datum bitten.
Vermeiden: wörtliche Zitate, Wertungen über einzelne Personen und Aufgaben ohne Verantwortliche.
Protokoll-Vorlage
Besprechung: [Titel] Datum und Uhrzeit: [Datum, Beginn–Ende] Ort: [Raum / Videocall] Teilnehmende: [Namen] Entschuldigt: [Namen] Protokoll: [Name] TOP 1: [Thema] Wesentliches: … Beschluss: … Aufgabe: [Wer] – [Was] – bis [Datum] TOP 2: [Thema] Wesentliches: … Beschluss: … Aufgabe: [Wer] – [Was] – bis [Datum] Offene Fragen: … Nächster Termin: [Datum]
Beispiel: Ergebnisprotokoll
Besprechung: Planung Kunden-Workshop · Datum: 13.10.2026, 14:00–14:30 · Teilnehmende: Lena, Jonas, Maria, Tom · Protokoll: Lena
TOP 1: Termin
Wesentliches: Oktober passt dem Kunden wegen eines Audits nicht.
Beschluss: Der Workshop wird auf den 12. November verschoben.
Aufgabe: Jonas bucht den Raum, heute.
TOP 2: Budget
Wesentliches: Der Kunde möchte beim angebotenen Preis bleiben.
Beschluss: Das Budget bleibt; der Umfang von Phase zwei wird reduziert.
Aufgabe: Maria schickt das überarbeitete Angebot bis Freitag.
Offene Fragen: keine. Nächster Termin: nach Rückmeldung des Kunden.
Protokoll aus einer Aufnahme
Wer mitdiskutiert und gleichzeitig protokolliert, macht beides halb. Nehmen Sie die Besprechung stattdessen auf. Scrieb nimmt den Call oder den Raum auf Ihrem Mac oder PC auf, transkribiert mit Whisper, erkennt die Sprecher und schreibt eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und Aufgaben, alles auf Ihrem Rechner. Sie prüfen den Entwurf am Transkript und verschicken ihn.
- Kein Bot in der Besprechung. Scrieb nimmt auf Ihrem Rechner auf; niemand tritt dem Call bei.
- Kein Upload. Transkript und Zusammenfassung entstehen auf dem Gerät, ohne Auftragsverarbeiter für den Inhalt.
- Ihre Struktur. Eine eigene Zusammenfassungsart mit den Überschriften Ihres Protokolls.
- Word-Export mit Überschriften, Aufzählungen und fetten Namen.
Mehr zur Aufnahme von Calls ohne Bot: Meeting-Transkription.
Preise
Kostenloser Plan: 1 Stunde Aufnahme pro Tag, mit Zusammenfassungen. Pro: keine Minutenlimits, eine Lizenz für Mac und Windows.
Monatlich
- Unbegrenzte Transkriptionen
- Intelligente Zusammenfassungen
- Prioritäts-Support
6 Monate
- Unbegrenzte Transkriptionen
- Intelligente Zusammenfassungen
- Prioritäts-Support
Jährlich
- Unbegrenzte Transkriptionen
- Intelligente Zusammenfassungen
- Prioritäts-Support
Häufige Fragen
- Was gehört in ein Besprechungsprotokoll?
- Titel, Datum, Uhrzeit und Ort; Teilnehmende, Entschuldigte und wer protokolliert; die Tagesordnungspunkte in Reihenfolge; zu jedem Punkt das Wesentliche, die Beschlüsse und die Aufgaben mit Verantwortlichen und Termin; offene Fragen und der nächste Termin.
- Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?
- Für die meisten Besprechungen ein Ergebnisprotokoll: nur Beschlüsse und Aufgaben. Ein Verlaufsprotokoll gibt zusätzlich wieder, wie die Diskussion verlief; es ist bei Gremien, Vereinssitzungen oder wenn Begründungen festgehalten werden müssen sinnvoll.
- Wie lang sollte ein Protokoll sein?
- So kurz wie möglich. Für eine einstündige Besprechung reicht meist eine Seite. Wer die Einzelheiten braucht, findet sie in der Aufnahme oder im Transkript.
- Bis wann muss das Protokoll verschickt werden?
- Am besten innerhalb von 24 Stunden. Bitten Sie um Korrekturen bis zu einem festen Datum; danach gilt das Protokoll als genehmigt, oder es wird zu Beginn der nächsten Sitzung beschlossen.
- Kann KI ein Protokoll schreiben?
- Einen guten Entwurf, ja. Scrieb transkribiert die Aufnahme auf Ihrem Rechner und schreibt eine Zusammenfassung mit Beschlüssen und Aufgaben. Sie prüfen den Entwurf am Transkript, ergänzen Verantwortliche und Termine und verschicken ihn. Hochgeladen wird nichts.
- Darf ich die Besprechung dafür aufnehmen?
- Nur mit dem Einverständnis aller Beteiligten. Sagen Sie zu Beginn, dass Sie aufnehmen und wofür. Weil die Aufnahme bei Scrieb den Rechner nicht verlässt, gibt es keinen externen Dienstleister, der den Inhalt verarbeitet.